L'Association est un organisme à but non lucratif dont les revenus proviennent exclusivement du membership et des activités qu'elle organise, il est donc opportun d'établir les lignes directrices gouvernant l'offre de service et la diffusion de l'information provenant de l'Association. C'est dans ce contexte qu'a été rédigée et approuvée la politique par le conseil d'administration de l'Association québécoise d'urbanisme.

Comme les ressources de l'Association sont limitées et que ses activités sont organisées par des bénévoles, mais qu'il y a lieu d'offrir un accès élargi aux renseignements et aux documents disponibles à l'Association, il convient de privilégier l'adhésion à l'Association. En ce sens, la priorité de service est accordée aux membres de l'Association.

Les colloques et les congrès organisés par l'Association sont ouverts au public en général, moyennant le paiement des frais d'inscription fixés par le conseil d'administration, lesquels peuvent varier suivant l'événement.

La structure tarifaire est dans tous les cas plus avantageuse pour un membre de l'Association. Le cas échéant, le conseil d'administration peut déterminer que l'inscription à l'une des activités peut inclure l'adhésion à l'Association.

Sauf les cas d'événements (congrès ou colloques), l'Association ne rembourse pas les frais d'adhésion ou le prix des documents commandés sauf, dans ce dernier cas, s'ils sont endommagés à la réception, dans la mesure où ils ne peuvent être remplacés en raison de l'épuisement des stocks. Toutefois, une personne qui annule son inscription à un événement, dans un délai de plus de dix jours avant l'événement, se voit rembourser 75 % du montant payé. Le pourcentage est de 50 % jusqu'à trois jours avant l'événement et aucun remboursement n'a lieu pour toute annulation survenant le jour même de l'événement ou dans les deux jours qui le précèdent. Le remboursement est remis à la personne qui a payé l'inscription. Enfin, une personne qui s'inscrit à un événement peut être remplacée par une autre, sous réserve, si le remplaçant n'est pas membre de l'Association, qu'il y ait acquittement du supplément requis des non-membres.

L'Association québécoise d'urbanisme est un organisme à but non lucratif. Elle n'est cependant pas un organisme de charité au sens des lois fiscales, de sorte qu'elle peut délivrer des reçus de participation, de contribution ou d'adhésion, mais non des reçus à titre de dons de charité. En conséquence, il appartient aux personnes qui reçoivent ces reçus de s'assurer, le cas échéant, qu'elles respectent les politiques applicables dans leurs organismes, municipalités ou entreprises et qu'elles satisfont aux exigences des lois fiscales qui peuvent leur être applicables.

L'Association québécoise d'urbanisme prend des moyens raisonnables pour assurer des services de qualité. Elle doit cependant décliner toute responsabilité en raison de toute erreur ou omission, transmission à une mauvaise adresse ou communication d'information quelconque en relation avec l'exercice de ses activités.